Het is een van de populairste competenties: communicatief vaardig. En dat is logisch, want voor samenwerking is communicatie nodig. Of je nu medewerker bent, zelfstandig ondernemer of CEO van een groot bedrijf. Met communicatie weet je wat het gezamenlijk doel is en hoe jij daaraan bijdraagt.  Toch noemt 70% van het MKB ineffectieve communicatie als hun grootste probleem. Slechte communicatie heeft grote gevolgen op de sfeer en de resultaten. Het leidt regelmatig tot wantrouwen, frustraties, conflicten en afname in productiviteit. Kan dat anders? Ja! Dat kan.

Communicatie: de waardevolle drie-eenheid van samenwerken

Al voor je geboorte communiceer je. Toch is het goed om eens even stil te staan bij wat communicatie eigenlijk is. Het maakt menselijke connecties mogelijk. En het stelt ons in staat om te leren, te groeien, te verbinden en te ontwikkelen.

Communiceren is interactie aangaan met anderen. Dit kan zowel bewust als onbewust. Met woorden (geschreven, gesproken of gezongen), lichaamstaal of beelden. De interactie bestaat uit ontvangen, verwerken, overbrengen en verzenden van informatie, ideeën, meningen en gevoelens. Deze waardevolle drie-eenheid van samenwerken bestaat uit:

1. Een zender.
2. Een boodschap.
3. Een ontvanger.  

Communiceren doe je met een doel. Dit kan informatief, instructief, overtuigend, motiverend, activerend of affectief zijn. Vaak combineren we deze doelen voor een optimaal effect.

Wat is het belang van een goede communicatie op de werkvloer

Goede communicatie maakt samenwerken stukken makkelijker. Het is zelfs een vereiste om te kunnen samenwerken. Bij een goede communicatie blijft alles stromen. Er ontstaat een echte verbinding tussen de zender en de ontvanger. Dit leidt tot meer betrokkenheid, een hogere motivatie en betere prestaties. Zie communicatie als de verbindende schakel in de keten van succes.

Om succesvol te kunnen communiceren dien je over verschillende communicatieve vaardigheden te beschikken.

Wat zijn communicatieve vaardigheden?

Dat zijn er waarschijnlijk veel meer dan je in eerste instantie bedenkt. Onderstaand een lijst van 24 communicatieve competenties. De met een sterretje gemarkeerde vaardigheden zijn uitermate belangrijk om goed te kunnen samenwerken.

Waar gaat het mis?

Communicatie is een drie-eenheid. Drie keer zoveel kansen dus op een misverstand. In negen voorbeelden maken we je bewust van wat er allemaal bij communicatie komt kijken en waar de valkuilen bij interne communicatie liggen.

Wist je dat 93%* van onze communicatie non-verbaal plaatsvindt?
Nog belangrijker dan wát je zegt, is dus hoe je het zegt.

1. Iedereen is anders en gaat op een andere manier met elkaar om.

De communicatie- of de persoonlijkheidsstijlen botsen. Geef je ruimte of neem je ruimte? Ben je extravert of introvert? Deel je jouw gevoelens of hou je die veilig voor je? Ben je taakgericht of juist mensgericht?  Er is geen goed of fout. Wel iets om je bewust van te zijn. Zodat je dichter tot elkaar komt omdat je elkaars achtergrond (h)erkent.

2. Assumption, the mother of all fuckups

Aannames zijn dodelijk. Vaak gaan ze een eigen leven leiden en bepalen ze jouw reacties. Daarom is actief luisteren zo belangrijk. Daarbij hoor je niet alleen wat er gezegd wordt, ook informeer je of je de boodschap goed hebt begrepen.

Tip: Byron Katie heeft vier vragen geformuleerd die je helpen aannames te doorzien en te relativeren:

• Is het waar?
• Kun je absoluut zeker weten dat het waar is?
• Hoe reageer je op die gedachte?
• Wie zou je zijn zonder die gedachte?

3. Zet je ego op stil

Reactief reageren ontstaat als je je bedreigd voelt. Je ego staat op om het voor je op te nemen. Alleen is dit zelden effectief op de werkvloer. Het gaat er tenslotte niet om dat je gelijk krijgt. Het gaat om het verdiepen van jullie verbinding of het vinden van de beste oplossing.

4. Je kiest het verkeerde kanaal voor je boodschap

Maak een bewuste keuze voor je communicatiekanaal. Het geschreven woord is per definitie explicieter dan het gesproken woord. Non-verbale communicatie ontbreekt waardoor er dus geen subtiele nuances van je boodschap mogelijk zijn. Het vergroot de kans om verkeerd begrepen te worden. Denk dus goed na wat je mondeling en wat je schriftelijk communiceert.

Tip: Slecht nieuws, conflicten en voorbesprekingen handel je beter verbaal af dan bijvoorbeeld per e-mail. Dat werkt veel effectiever.

5. Timing

De timing van je communicatie is ook een belangrijke effectiviteitsfactor. De ontvanger heeft een luisterbereidheid nodig om jouw communicatie succesvol te kunnen ontvangen. Als iemand met zweet op zijn voorhoofd zijn uiterste best doet om een dodelijke deadline te halen, is dit geen goed moment om een nieuwe instructie door te geven. Of wacht collega’s niet op om ze gelijk te overvallen met vragen. Laat ze eerst even landen voordat je begint met communiceren.

6.  Negativiteitsbias

Helaas worden we als mensen geregeerd door de negativiteitsbias. Kritiek blijft beter hangen dan complimenten. Neurowetenschapper Rick Hansen verklaart dit in Buddha’s Brain als een verschijnsel van evolutionaire aard. De mensen die zich in de oertijd het best bewust waren van gevaar hadden de beste overlevingskansen.

Tip: Het is goed je van dit verschijnsel bewust te zijn. Als iemand tijdens jouw betoog gaapt, betekent dit niet per definitie dat ze niet geïnteresseerd zijn in jouw verhaal. Misschien hebben ze gewoon een slapeloze nacht achter de rug. Vraag het gewoon als je twijfelt.

7. Ander filter zorgt voor méér dan vijftig tinten grijs

Naast eigen communicatie- en persoonlijkheidsstijlen beschikken we ook nog allemaal over ons persoonlijke setje filters. Die filters kleuren onze informatie. Goed om bij stil te staan. Denk aan:

• Taal.
• Cultuur.
• Waarden.
• Overtuigingen.
• Gewoontes.
• Verwachtingen.
• Bedoelingen.

8. Slechte verpakking van de boodschap

Een slordig handgeschreven instructie, een onsamenhangend betoog, gebrek aan overtuigingskracht of een slechte presentatie. Als de boodschap niet smakelijk verpakt is wordt het voor de ontvanger een ware uitdaging om het communicatiedoel te ontfutselen.

Besteed dus aandacht aan de verpakking van je boodschap en maak het verleidelijk voor de ontvanger om aan je lippen te hangen.

9. Feedback (geven en ontvangen)

Persoonlijke aanvallen, ideeën de grond inboren, meningen bagatelliseren is geen goede feedback geven. Je persoonlijk aangesproken voelen, in de weerstand gaan en stoppen met luisteren is niet de manier om feedback te ontvangen. Jouw mening of input alleen voor jezelf bewaren is anderen jouw talent ontzeggen.

Ons advies is: geef en ontvang feedback volgens de BEST methode.

Hoe kun je communicatieve vaardigheden verbeteren?

De negen voorbeelden geven al aan op hoeveel vlakken het fout kan gaan bij communiceren. En ze vormen gelijk een eerste stap naar verbetering van je communicatieve vaardigheden. Want door je bewust te zijn van de valkuilen heb je jezelf al keuzemogelijkheden gegeven. Bijvoorbeeld door een korte pauze in te lassen en de discussie op inhoud en niet op emotie aan te gaan.

Communicatie draait tenslotte om verbinding tussen mensen. Verbindend communiceren vraagt om verschillende communicatieve vaardigheden. En dat is goed nieuws. Want vaardigheden kun je aanleren!

Wil jij in een veilige omgeving werken aan het verbeteren van jouw communicatie skills? Inzicht krijgen in je eigen filterset en dat van anderen? Ontdekken wat jouw voorkeursstijl is en meer ontdekken over de andere voorkeuren? Zodat je met iedereen effectief kunt communiceren?

Kijk dan eens of onze spiksplinternieuwe training Verbindend & Effectief Communiceren iets voor jou is.

*als het gaat om emoties en meningen bron: Nonverbal Communication, Albert Mehrabian

Leestip: Buddha’s Brain, Richard Hanson (Engelstalig)