Weleens geprobeerd een vierkant blok door een rond gat te duwen? Vast wel. Ook jij hebt als dreumes waarschijnlijk op enig moment een vormenstoof gehad. Zo’n houten kubus waarmee je jouw ruimtelijk inzicht traint en vormen leert onderscheiden.
Je weet dus al een tijdje dat je géén vierkant in een rond gat moet stoppen. Waarom doen we dat dan wel op het werk?
Het vormenstoofje op de werkvloer
Het vormenstoofje bij bedrijven en organisaties is geen kubus maar een driehoek. En bestaat uit deze drie onderdelen:
Functiehuis
Bij veel organisaties ontstaat bij groei vaak behoefte aan een functiegebouw. Een overzichtelijk schema, waarin alle functies binnen de organisatie staan benoemd. Uiteraard met een volledige beschrijving van de taken waarbij ook de vereiste vaardigheden en bevoegdheden per functie beschreven staan.
Functiefamilie
De functiefamilie groepeert de functies die gelijkwaardig zijn op het gebied van activiteiten en vereiste competenties. Zo kun je je voorstellen dat de competenties van een medewerker Financiële Zaken overeenkomen met die van een medewerker Personele Zaken. Ook de verschillende niveaus worden vaak hier beschreven; junior, medior en senior is een voorbeeld.
Fuwasys
Als derde vormt ook de fuwasys onderdeel van dit rijtje. De salarisstructuur (of het functiewaarderingssysteem) waarmee de verschillen in beloning worden vastgesteld en gerechtvaardigd.
Dit drietal vormt gezamenlijk een prima kapstok voor de personeelsplanning. Want medewerkers weten wat van ze verwacht wordt, managers zien welke competenties ze nodig hebben bij de samenstelling van een team en iedereen weet wat de ontwikkelkansen zijn binnen de organisatie.
Rondjes bij rondjes, vierkantjes bij vierkantjes, driehoekjes bij driehoekjes. Lekker duidelijk en overzichtelijk. Maar is het ook effectief en talentgericht?
Lees de praktijkvoorbeelden en oordeel zelf.
De case
Het volgende praktijkvoorbeeld maakt duidelijk waarom het soms een prima keuze is om driehoekjes bij vierkantjes te zetten.
Op de afdeling Interne Zaken werken vijf mensen. De taken zijn divers. Naast hospitality taken (receptiewerkzaamheden en het bedienen van de telefooncentrale) zijn er ook verschillende administratieve taken aan de afdeling toebedeeld. De afdeling werkt met een rooster, waarbij de hospitality taken rouleren.
Nu heeft Thomas -een van de medewerkers- echt een talent om klanten gastvrij te ontvangen en te woord te staan. Ook de andere werkzaamheden zijn voor hem geen probleem. Alleen het verzorgen van correspondentie, dat lukt hem niet.
Oplossing 1 | Zoals veel bedrijven reageren
Het management signaleert de tekortkoming bij Thomas. Thomas moet met spoed een cursus bedrijfscorrespondentie volgen. Om zijn leerproces te bespoedigen moet hij extra veel correspondentie doen en worden zijn hospitality taken tijdelijk stopgezet. Zijn collega Sanne krijgt de opdracht drie maanden lang alle correspondentie van Thomas te controleren.
Niets mis mee? Nou, dit verhaal kent geen happy end. Want hoe hard Thomas zijn best ook doet, hij krijgt de correspondentie niet onder de knie. Zijn relatie met Sanne staat onder druk en al die spanning heeft een negatief effect op het hele team. Thomas zijn zelfvertrouwen verdwijnt en daarmee ook zijn betrokkenheid en enthousiasme. Er is nu nog maar een oplossing; afscheid nemen van elkaar. Thomas is een driehoek op een afdeling vol vierkantjes.
Het resultaat:
- Een beschadigde (ex)werknemer.
- Opleidingskosten bedrijfscorrespondentie.
- Extra begeleidingskosten gedurende drie maanden.
- Sfeer op de afdeling verpest, waarbij betrokkenheid verdwijnt en angst verschijnt.
- Hoger ziekteverzuim op de afdeling en een lagere productiviteit.
- Kosten ontslagprocedure.
- Werving- en selectiekosten.
- Inwerkkosten nieuwe medewerker.
- Teamontwikkelfase terug naar startniveau.
Een fraai staaltje talentgericht leiderschap
Precies dezelfde case. Dit keer in een bedrijf waar talent leidend is en het management het vormenstoofje links durft te laten liggen. Omdat ze effectief & talentgericht leiderschap kunnen & durven tonen. Spoiler-alert; dit leidt tot een verbazend ander resultaat.
Oplossing 2 | Talentgericht leiderschap
In het teamoverleg wordt het opmerkelijke talent van Thomas besproken. Thomas is zich bewust dat hij ondermaats presteert bij het verzorgen van de correspondentie. De leidinggevende oppert Thomas meer hospitality taken toe te wijzen en hem vrij te stellen van de correspondentietaken. Zo heeft hij ook de gelegenheid bezoekers naar de bestemmingslocatie te brengen en de mensen in de wachtruimten aandacht te geven. Sanne ziet bovendien mogelijkheden om de correspondentieprocessen te optimaliseren als haar hospitality taken vervallen. En de andere drie vinden de afwisseling juist prettig en zullen daarom als back up voor Thomas invallen.
Het resultaat:
- Opmerkelijk talent behouden voor de organisatie.
- Efficiency slag op de afdeling Interne Zaken.
- Openheid en betrokkenheid bevordert.
- Verbinding met bedrijf verstevigt door concrete ontwikkelkansen.
- Klantgerichtheid verbetert door uitbreiding hospitality.
- Team maakt de ontwikkelstap naar een volwassen team.
- Werkgeluk van zes mensen vergroot dankzij het stralend model.
Een kapstok? YES! Een keurslijf? NO!
Een functiegebouw is prima als kapstok. Als hulpmiddel en uitgangspunt. Maar teamontwikkeling floreert pas echt als je talentgericht durft te werken. Als je niet stuurt op van een drie een vijf te maken, want dat is nog steeds onvoldoende. Het is voor iedereen veel effectiever om van een 8 een 9,7 te maken. Want daar profiteert iedereen van. De medewerkers, het management, de klanten en het bedrijf.
Talentgericht leiderschap versus functiehuis? Breng Team Talent in beeld
Wil jij ontdekken welk talent er nog in je team verscholen zit? Waar nog optimalisatiekansen zitten? Tijdens het Team Talent Programma leer je elkaar in een aantal dagen op een heel andere manier kennen. Het programma is intensief, inspirerend en zorgt voor verbinding binnen het team. En dat merken je klanten.